Tietosuojaseloste

(päivitetty 22.6.2022)

Tämä on Itä-Suomen Biomassa Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste.

Tämän tietosuojakoosteen avulla kerromme keskeiset käytäntömme tietojen keräämisestä, käyttämisestä ja säilyttämisestä sekä tässä rekisterissä olevien rekisteröityjen oikeuksista perustuen EU:n henkilötietoja koskevaan lainsäädäntöön.

Rekisterinpitäjä

Itä-Suomen Biomassa Oy (y-tunnus 3198170-2), PL 1024 (Kapteeninväylä 5), 70901 Toivala

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tommi Kauhanen, sähköposti tommi.kauhanen@biomassa.fi, puhelin +358 50 454 7213

Rekisterin nimi

Itä-Suomen Biomassa Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri.

Sopimusoikeudellisten syiden vuoksi rekisteröityjen on oltava täysi-ikäisiä.

Mihin tarkoituksiin käsittelemme tietojasi?

Itä-Suomen Biomassa rekisterinpitäjänä tai sen sopimuksin valtuutetut henkilötietojen käsittelijät käyttävät henkilötietojasi henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen hyvän asiakaskokemuksen varmistamiseksi
• Tuotteiden ja palvelujen toimittamiseen ja tuottamiseen laadukkaasti
• Sopimussuhteen mukaisten vastuiden hoitoon täsmällisesti
• Laskutukseen, maksujen valvomiseen ja perintätoimien oikein kohdistamiseen
• Tuotteiden ja palvelujen markkinointiin ja mainontaan asiakastarpeeseen
• Tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen asiakashyödyn parantamiseksi

Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön mukaisiin perusteisiin kuten:

• Sopimussuhteeseen rekisteröidyn kanssa
• Itä-Suomen Biomassan oikeutettuun etuun mm. silloin, kun Itä-Suomen Biomassa käyttää tietoja tuotteidensa ja palvelujensa markkinointiin tai käsittelee tietoja sisäisesti tai palvelun tuottamiseen osallistuvan kolmannen tahon kanssa
• Suostumukseen, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen markkinointiin tai muuhun Itä-Suomen Biomassan erikseen pyytämään suostumukseen.

Lisäksi Itä-Suomen Biomassan henkilötietojen käsittely perustuu muihin pakottaviin, lakisääteiseen velvoitteeseen.

Mitä tietoja keräämme sinusta?

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• Henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Asema yrityksessä
• Tarvittavat pankkiyhteystiedot
• Sopimustiedot
• Polttoainetiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä mm. sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Kuka käsittelee tietojasi?

Tietoihin on käyttöoikeus vain Itä-Suomen Biomassan palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen sopimuksin valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Itä-Suomen Biomassa edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista henkilötietojen salassapitoon.

Tietoja ei luovuteta Itä-Suomen Biomassan lukuun toimivien vastaanottajien tai palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain henkilötietolainsäädännön mukaisin menettelytavoin, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Miten säilytämme ja suojaamme tietosi?

Rekisteröidyn tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen edellä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Rekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla tarpeellisilla teknisillä keinoilla kuten esimerkiksi salauksella.

Tietojen käsittelijöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Itä-Suomen Biomassan käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu.

Rekisteröidylle aiheutuvan riskin hallinta

Henkilötietojen käsittelyssä Itä-Suomen Biomassan ehdottomana tavoitteena on käsitellä rekisteröidyn tietoja siten, ettei siitä aiheudu rekisteröidylle riskiä.

Riskien hallinnan toimenpiteisiin kuuluvat mm. säännöllinen riskien havainnointi, tietojen käsittelyyn liittyvä vaikutusten arviointi ja henkilöstön koulutus.

Tietoturvaloukkauksen sattuessa arvioidaan riski rekisteröidylle. Mikäli tietoturvaloukkauksesta arvioidaan aiheutuneen oikeuksillesi ja vapauksille syntyvän korkea riski, ilmoitetaan loukkauksesta rekisteröidylle ensi tilassa.

Miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn?

Oikeus saada pääsy tietoihin ja tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada yhteyshenkilön kautta jäljennös paperisessa tai yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa ja tarkastaa tässä selosteessa kuvatut, omat tietonsa.

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tietojen oikaisuun toimittamalla puutteelliset tai virheelliset tiedot selvityksineen yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on myös oikeus käsittelyn rajoittamiseen sitä pyytäessään, kunnes tiedot on saatettu ajan tasalle.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojesi poistamista silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

• käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
• postiosoite: PL800, 00531 Helsinki
• vaihde: 029 566 6700
• sähköposti: tietosuoja@om.fi